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L’ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO DEL GIUDICE CIVILE: semplici suggerimenti pratici per una migliore interazione con il PCT.

Approfondimento

1.Premessa.

Il presente contributo ha lo scopo principale di condividere piccoli suggerimenti pratici di ausilio al Giudice Civile nello svolgimento di alcune delle attività connesse al proprio lavoro. A tal fine, l'impostazione del documento è volutamente poco giuridica e quasi esclusivamente operativa.

L'idea nasce dall'esperienza personale (certamente comune a tutti coloro che, come me, hanno iniziato ad esercitare le funzioni in epoca successiva all'introduzione del PCT) di chi per necessità è tenuto a gestire flussi e carichi di lavoro sovradimensionati ma, al tempo stesso, non vuole rinunciare ad impiegare il giusto tempo occorrente per un responsabile esercizio della funzione giurisdizionale. Per fronteggiare tale esigenza la struttura telematica del processo e gli strumenti informatici ad esso connessi costituiscono una vera e propria miniera di risorse che, se adoperate in maniera adeguata e ragionevole, consentono di affinare e snellire gli ingranaggi più burocratici dell'organizzazione del proprio lavoro permettendo conseguentemente di mantenere standard elevati di qualità della risposta giurisdizionale. E ciò sulla base della condivisa necessità di arginare le tendenze di sistema che conducono all'eccessiva burocratizzazione del lavoro del magistrato, provando al contrario a fornire ogni elemento utile a salvaguardare il libero e responsabile esercizio della funzione.

Pertanto, dopo una brevissima riflessione sull'importanza dell'organizzazione del lavoro personale, saranno proposti alcunitipsche, pur nella loro apparente semplicità, potranno aiutare ad implementare l'efficienza e la qualità della gestione dei flussi.

2. Breve riflessione sull'organizzazione personale del lavoro del Giudice Civile.

La Carta costituzionale ha sapientemente garantito l'esercizio della funzione giurisdizionale secondo i canoni della autonomia, della indipendenza e della soggezione dei giudici soltanto alla legge. Tra i molteplici effetti consequenziali di tali principi vi è, per quanto qui interessa, l'esigenza di libertà per ogni singolo magistrato chiamato a rappresentare in maniera diffusa il potere giudiziario: con la precisazione, quasi ovvia, che il concetto di libertà in uno Stato di diritto non può che contemplare già in se stesso il concetto di responsabilità.

È pertanto una giusta esigenza del sistema quella di limitare il più possibile l'ingerenza normativa (a tutti i livelli) nella organizzazione dell'esercizio della funzione da parte del singolo magistrato e delle strutture nelle quali egli è chiamato ad operare.

Per tale condivisibile motivo, se si eccettuano le norme tese a contemperare la gestione degli uffici con quella del singolo giudice, non esistono disposizioni di legge che intervengano direttamente sull'operato del magistrato nella organizzazione del proprio lavoro.

Al contrario, la normazione secondaria si occupa del tema sia direttamente (ad es, si pensi all'art. 202 della nuova circolare sulle Tabelle) che indirettamente. Sotto questo ultimo profilo di particolare rilievo è la circolare in materia di valutazione di professionalità dei magistrati che - pur richiamando i criteri del d.lgs. 160/2006 - nell'esplicitazione dei concetti di laboriosità e diligenza si riferisce a circostanze rispetto alle quali l'organizzazione personale del lavoro ha un peso notevolissimo.

Alla luce dunque delle immediate ricadute pratiche sulla professionalità del giudice, è pertanto auspicabile l'introduzione e la raccolta di buone prassi che, specie nei confronti dei neo-magistrati, possano rappresentare un valido riferimento per la gestione e l'organizzazione del proprio lavoro. A tal proposito potrebbe ipotizzarsi la costituzione di gruppi di studio e di lavoro che, partendo dagli uffici periferici, possano raccogliere spunti e tecniche sempre più affinate da rendere poi disponibili su scala nazionale.

 

3. Alcuni suggerimenti pratici nell'era del PCT.

L'organizzazione personale del lavoro attraversa un numero indefinito di aspetti pratici e teorici rispetto ai quali questo piccolo contributo, limitato ad alcune interazioni con l'applicativo Consolle, è ben poca cosa.

Tuttavia, nella convinzione che labest practicesi forma a partire dai suggerimenti apparentemente più banali, di seguito propongo alcuni accorgimenti derivanti dalla massiccia ingerenza che le applicazioni informatiche hanno avuto con l'avvento del PCT, vera rivoluzione normativa che ha stravolto - in positivo - le attività processuali in campo civile.

 

3.1.- Gestione dei dati e Consolle del magistrato.

La Consolle del Magistrato costituisce uno strumento di formidabile gestione della propria attività ed in particolare del ruolo assegnato al Giudice. Tuttavia sono noti a tutti i limiti operativi del software che si presenta assai farraginoso e in fase di lettura e in fase di redazione di atti e provvedimenti. Pertanto, nella ottimistica convinzione che il tempo ed i consigli di tutti i colleghi consentiranno un progressivo miglioramento dei servizi, è utile predisporre degli accorgimenti che possano completare le funzionalità della Consolle.

Prima fra tutte, vi è l'esigenza di costruire un sistema parallelo di archiviazione e gestione dei dati che possa garantire flessibilità di utilizzo e facilità di interazione.

A tal fine è sufficiente creare sul pc una cartella contenente il nostro "Ruolo" ed organizzarla secondo criteri standard che possano agevolare l'ordine e la ricerca della nostra attività.

La prima suddivisione nell'ambito del Ruolo deve essere operata in sottocartelle identificate per materia/tipologia di contenzioso che di volta in volta verranno create sulla base delle esigenze del nostro lavoro (es. separazioni, divorzi, proprietà, possesso, privacy, etc). Il consiglio è di evitare raggruppamenti di materie troppo generici (ad es. "risarcimento danni") e di seguire tendenzialmente i codici ministeriali utilizzati per l'iscrizione a ruolo dei fascicoli.

All'interno di ciascuna cartella/materia possono essere operate ulteriori sotto-divisioni per specialità di contenzioso, avendo l'accortezza di nominare la cartella riscrivendo all'inizio la materia di riferimento e utilizzando il carattere "_" per aggiungerne la specificità (es. nella cartella "divorzi" possiamo creare le ulteriori "divorzi_contenziosi", "divorzi_congiunti", "divorzi_revisione_condizioni", "divorzi_consensualizzati" etc): il rispetto della sintassi e dell'ordine dei termini del nome-cartella è di estrema importanza in quanto risulterà assai utile in fase di ricerca.

Ancora, nell'ambito di ciascuna cartella speciale, occorrerà inserire le cartelle/fascicolo secondo un criterio di divisione per anno e numero di ruolo. Anche qui occorre rispettare una rigorosa sintassi nel nome da assegnare ovverosia "RG_anno_numero" (ad es. "RG_2018_11500", "RG_2017_6580" etc.): questo ci consentirà di visualizzare i fascicoli secondo un ordine cronologico crescente o decrescente e risulterà utile in fase di inserimento delle chiavi di ricerca allorquando occorrerà lavorare più volte nell'ambito di un singolo fascicolo.

Infine, nell'ambito di ogni singola cartella/fascicolo potremo inserire i file che di volta in volta lavoriamo e creiamo avendo sempre cura di rispettare una certa sintassi nell'assegnazione dei nomi-file. Anche qui il consiglio è di ordinare il nome partendo da anno e numero di ruolo ed aggiungendo la tipologia di provvedimento con la specificità del caso (ad es. "RG_2018_1150_ordinanza_183", "RG_2016_42_sentenza_definitiva", "RG_2017_6580_decreto_fissazione_udienza" etc).

Il rispetto di questi criteri (apparentemente banali) richiede uno sforzo praticamente nullo in fase di creazione dei singoli lavori; tuttavia consente, nel tempo, la creazione di un archivio assai ordinato e facilmente gestibile, soprattutto in fase di ricerca di un precedente o anche solo in fase di disamina degli interventi provvedimentali effettuati per singolo fascicolo. Infatti, quando avremo la necessità di reperire uno specifico documento, potremo utilizzare la funzione "Cerca" di windows, posizionandoci all'interno della cartella "Ruolo" ed utilizzando le molteplici chiavi di ricerca in ausilio della memoria: in tal modo saremo in gradi di filtrare i risultati ed affinare sempre più le ricerche di quanto ci occorre. Funzionalità notoriamente utilissima nel nostro lavoro ma che, allo stato, Consolle non è in grado di garantire al meglio soprattutto per le singole tipologie di provvedimento.

 

3.2.- Utilizzo di un Cloud e sincronizzazione dell'archivio.

Le necessità quotidiane ci impongono spesso di utilizzare diversi dispositivi per la creazione di file e cartelle, con il conseguente elevato rischio di frammentazione dell'archivio, di perdita e incompletezza dei dati nonché di utilizzo di memorie di massa portabili. Tutto ciò incide pesantemente nell'organizzazione dei nostri dati poiché ci costringe ad inutili perdite di tempo e ci limita nell'utilizzo delle varie postazioni di lavoro (es. pc portatile, pc ufficio, pc casa, etc).

L'archivio del nostro ruolo deve essere necessariamente unico e deve anche essere fruibile alla stessa maniera da qualunque postazione con aggiornamenti simultanei.

A questa esigenza possiamo rispondere attraverso l'utilizzo del Cloud messo a disposizione di ciascun magistrato dalla Direzione dei Servizi Informativi automatizzati del Ministero: abbiamo così a disposizione uno spazio virtuale (tutelato secondo gli stessi standard di sicurezza dei sistemi di storage online di Microsoft) che ci consente la massima portabilità del nostro archivio, la sincronizzazione in remoto su più postazioni di lavoro nonché la possibilità di creazione dei file direttamente via web da qualsiasi dispositivo connesso ad internet.

Il Cloud "One Drive" è già da tempo a disposizione di ogni singolo magistrato ed il suo utilizzo richiede semplicemente l'inserimento delle credenziali di accesso di "Giustizia.it". Occorre andare sul sito "portal.office.com" ed inserire nello spazio apposito il nostro "nome.utente@giustizia.it" con la relativa password. Si accede così nella pagina di "Office 365" che consente l'utilizzo delle varie applicazioni del pacchetto office (word, excel, power point, one note etc.) ivi compresa l'App "OneDrive" che contiene lo spazio web di archiviazione (della capacità di 1 Terabyte).

Per tutti coloro che hanno già realizzato il proprio archivio sul proprio pc è utile procedere ad una prima sincronizzazione dei file che ne consenta l'upload sul cloud. A tal fine occorre utilizzare la funzione "Sincronizza" accessibile da "One Drive", scaricare in automatico il software e creare la cartella condivisa col cloud. All'interno di questa cartella occorre inserire la nostra cartella "Ruolo" o "Archivio" che, nel breve volgere di qualche minuto, verrà trasferita sul Cloud.

Caricati tutti i documenti sul Cloud sarà possibile scaricare il software su eventuali altre postazioni di lavoro e procedere altresì alla ulteriore sincronizzazione.

Questo ci consentirà di lavorare da qualsiasi postazione (oppure anche direttamente via web) ed ottenere in tempo reale su tutti i dispositivi le modifiche effettuate. Con la conseguenza di massima fruibilità del nostro lavoro nel rispetto di un'unica organizzazione dell'archivio.

Ovviamente il Cloud ha anche mille altre funzionalità che possono essere sperimentate. Tra queste, segnalo la possibilità di "condivisione" con altri utenti della rete giustizia: una funzione molto utile per ottimizzare ad es. il lavoro in una sezione o in un collegio.

Per ogni approfondimento sull'uso del cloud segnalo questo link https://mingiustizia.sharepoint.com/sites/TutorialOffice365

 

3.3.- Redazione dei provvedimenti - Modellatore Consolle.

La Consolle del Magistrato consente di scrivere in modo agevole tutti i provvedimenti riferibili ad ogni singolo fascicolo. In fase di scrittura dei nostri atti possiamo utilizzare lo strumento messo a disposizione dal software così come possiamo creare separatamente un file per poi importarlo.

Tuttavia, per i provvedimenti più semplici e ricorrenti è assai utile procedere alla redazione dell'atto per il tramite del modello preimpostato che, oltre all'indubbia velocità di compimento dell'operazione, ha il vantaggio di non farci commettere errori nell'inserimento di numeri, nomi, date etc. obbligandoci a non ricorrere alla (troppo abusata) funzione di "copia/incolla".

Decreti ingiuntivi, decreti di fissazione udienze, decreti di liquidazione, decreti di differimento, omologazioni, ma anche e soprattutto verbali di udienze ed intestazioni di sentenze e ordinanze, sono tra le applicazioni più utili per il modellatore.

È bene precisare che il modellatore si fonda sull'esistenza di una serie di dati fissi presenti nel fascicolo che vengono inseriti, per la quasi totalità, in fase di iscrizione della causa a ruolo da parte degli operatori amministrativi. Pertanto, è utile suggerire che la redazione di provvedimenti tramite modelli impone comunque un controllo minuzioso prima del deposito, atteso che un errore commesso a monte in fase di inserimento dei dati si ripercuoterà pedissequamente in fase di redazione dei provvedimenti.

La creazione del modello consente a ciascun giudice, in base alle attività più ricorrenti per materia, di personalizzare i propri provvedimenti, crearne un prototipo predefinito ed adeguarlo di volta in volta al caso concreto con un risparmio di tempo e di risorse davvero sorprendente. Il consiglio è di perdere qualche minuto in più nella creazione di un provvedimento personalizzato rendendolo il più completo e generico possibile in base alle variabili del caso: in questo modo, gli interventi da effettuare in fase di redazione ci "obbligheranno" ad un controllo sì standardizzato ma con massima riduzione del margine di errore.

La materiale creazione dei modelli è semplicissima.

Fra le varie possibilità di creazione quella più semplice consiste nel crearsi da sé un file Word sul proprio pc partendo da un provvedimento-tipo già redatto. Una volta aperto il file, andrà lavorato in base a quello che si voglia scrivere.

Dopo di che occorre aprire la sezione "Modellatore" di Consolle tramite il tasto in fondo a sinistra oppure dalla barra dei menù posizionata in alto. Si aprirà una schermata e, sulla sinistra, nella sezione "modelli" occorre cliccare su "crea da Word".

Si aprirà una finestra di dialogo tramite la quale andremo a selezionare il file già lavorato in autonomia sul nostro pc. Successivamente dovremo compilare la finestra con le informazioni generali sul tipo di atto che stiamo creando ed assegnando anche un nome (consiglio sempre di rispettare una sintassi a piacimento purché ricorrente).

A questo punto ci comparirà un redattore con un documento word corrispondente al file che abbiamo preventivamente creato. Occorrerà sostituire i termini ricorrenti del file con il corrispondente "placeholder" per far sì che quell'elemento sia di volta in volta valorizzato sulla base del fascicolo: infatti i placeholder altro non sono che riferimenti fissi a dati variabili che vengono di volta in volta "riempiti" in base ai dati contenuti in ogni singolo fascicolo.

Nel menù a sinistra vi è l'elenco di tutti i placeholder a disposizione con cui è possibile creare campi variabili nel nostro modello (dai numeri ed anni di ruolo, sino ai nomi dei giudici, ai codici fiscali delle parti, alle date di udienza e di eventi, alle coordinate matrimoniali). Per inserire un placeholder nel modello che stiamo creando è sufficiente portarsi con il cursore nel documento laddove vogliamo inserire l'elemento e cliccare una volta; successivamente occorre selezionare il placeholder dall'elenco a sinistra cliccandoci due volte.

Ripetendo l'operazione per tutti gli elementi che vorremo valorizzare arriveremo a completare il documento.

Sarà così sufficiente salvarlo ed utilizzarlo all'occorrenza aprendolo nel singolo fascicolo che dovremo lavorare.

Segnalo che in base al tipo di modello, ogni volta che apriamo il nuovo documento per la creazione all'interno di un fascicolo, potranno aprirsi varie finestre che ci consentono di inserire i campi da valorizzare (ad es. data di prossima udienza proposta, somma da ingiungere etc).

La predisposizione dei modelli richiede qualche minuto di tempo e può essere fatta dal giudice di volta in volta all'occorrenza, quando se ne presenti la necessità di redigere una nuova tipologia di atto. Tuttavia, una volta creato un modello, il suo utilizzo consentirà un notevolissimo risparmio di tempo per tutte le attività ricorrenti.

 

3.4.- Redazione dei provvedimenti - Deposito atti.

Il redattore di Consolle è poco performante ed ha dei limiti di stabilità derivanti dall'interazione con le funzionalità di Word-Office. Ha anche il difetto dell'attivazione obbligata per il tramite di un modello previamente impostato.

Tuttavia credo sia comune a tutti i giudici l'esigenza di lavorare autonomamente sui provvedimenti da scrivere per il tramite del software esterno più facilmente utilizzabile, specie quando si tratta di scrivere sentenze e ordinanze più corpose. Inoltre, risulta assai agevole utilizzare il proprio archivio salvando sul pc tutti gli atti relativi ad un medesimo fascicolo.

Per soddisfare queste due esigenze possiamo facilmente aggirare i limiti del redattore creando dei modelli "in bianco" da "riempire" di volta in volta con i file già lavorati autonomamente all'esterno di Consolle.

Tramite la funzione "Modellatore" possiamo creare nuovi modelli definendone il profilo in base alle tipologie di atto generico (uno per le sentenze, uno per le ordinanze, uno per i decreti e uno per i verbali). Possiamo assegnare come nome proprio la dicitura "Sentenza/ordinanza/decreto/verbale in bianco" Al momento della costruzione del modello sarà sufficiente salvare la pagina in bianco senza aggiungere alcun elemento né placeholder.

In questo modo, quando dobbiamo depositare un nuovo atto all'interno di un fascicolo, cliccando su "nuovo documento" avremo a disposizione anche il modello "in bianco" distinto per tipologia di provvedimento. Sarà sufficiente selezionarlo ed aprire di conseguenza il redattore come se fosse un file nuovo di Word.

A questo punto occorrerà semplicemente importare per intero il documento (che avremo già scritto a parte e salvato sul nostro pc). È sufficiente cliccare in alto a sinistra sul menù "File" e selezionare "Importa documento Word…": ci apparirà una finestra di dialogo dalla quale potremo recuperare la cartella ove è salvato il file, individuarlo e selezionarlo. All'esito, il redattore di Consolle ci mostrerà per intero il documento così come lo abbiamo previamente costruito. E così potremo depositarlo tramite l'apposita funzione.

Questa semplicissima e banale operazione porterà risparmi di tempo inimmaginabili!

 

3.5.- Evasione delle istanze a mezzo Timbri-Visto.

Nel lavoro quotidiano di gestione delle attività dei fascicoli capita spesso di dover evadere una molteplicità di istanze dal contenuto più vario per le quali è sufficiente l'apposizione di un visto con qualche postilla.

In era precedente a quella del processo telematico questa attività, pur semplice ed immediata, imponeva un notevole dispendio di tempo soprattutto collegato alla necessaria movimentazione fisica dei fascicoli che finivano con l'occupare spazi di scrivania assai vasti.

A tal proposito Consolle è dotata di una piccola ma efficace funzione che consente l'apposizione immediata di visti sulle istanze senza impegnare gli ausiliari e senza sottrarre tempi e spazi utili al Giudice. Si tratta della possibilità di precostituirsi dei modelli di "Timbri" da utilizzare all'occorrenza per fornire risposte immediate alle istanze delle parti per il tramite di una scritta sovraimpressa sullo stesso file da lavorare.

I Timbri possono essere creati sempre tramite la scheda "Modellatore" di Consolle accedendo alle relative voci situate nel menù a sinistra. In relazione alla loro funzione, hanno un numero limitato di caratteri (max 256): la posizione in cui verranno apposti sulla pagina è preimpostata in alto a sinistra, ma creandone di nuovi se ne può realizzare una diversa posizione.

Il loro utilizzo avviene tramite la scheda "Scrivania" nella cartella dedicata ad "Atti e istanze da esaminare". A tal proposito, è utile invitare la Cancelleria a segnalare l'istanza in fase di lavorazione tra quelle da mettere in visibilità al Giudice.

Individuato il fascicolo cui è associata l'istanza sarà sufficiente aprirne il contenuto per esaminarla. All'esito, occorre cliccare su "Emetti Visto" sito nel menù in alto e scegliere il timbro opportuno. Dopo di che si potrà immediatamente depositare il provvedimento ed averne un'anteprima di visualizzazione. Il prodotto di questa procedura sarà un file contenente l'istanza e la stampigliatura del visto in sovraimpressione con la firma digitale del Giudice.

3.6.- La gestione del ruolo tramite il Cruscotto della Consolle.

La necessità di gestire un numero assai elevato di fascicoli impone l'utilizzo di strumenti informatizzati di controllo delle attività connesse ad ogni causa, soprattutto se delegate ad ausiliari.

La mole di lavoro ed i tempi sempre ristretti non consentono al Giudice di esercitare un efficace monitoraggio di quanto accade fuori udienza con la conseguenza di moltiplicare gli imprevisti in sede di udienza, con conseguenti perdite di tempo altrimenti evitabili.

Pertanto, una buona organizzazione del nostro lavoro richiede una costante supervisione del ruolo che deve essere improntata a criteri di controllo che possano essere più affidabili delle nostre stesse possibilità.

A tal fine, utilissimo (ma poco utilizzato) è lo strumento "Cruscotto" messo a disposizione da Consolle che invero consente uno gestione assai capillare delle attività.

Vi è da premettere che lo strumento trova la sua massima applicazione per le attività dei Presidenti di Sezione e dei Presidenti di Tribunale perché consente di avere una immediata panoramica su tutti i ruoli assegnati a tutti i magistrati. Ovviamente coloro che non svolgono funzioni direttive e semi-direttive potranno avere accesso solamente alla gestione dei dati del proprio ruolo.

Per attivare la funzione cruscotto occorre installare un nuovo profilo utente dal Menù "Strumenti - Amministrazione Utente". Nella voce "Profilo d'uso" occorre selezionare modifica e cliccare poi su "nuovo" avendo cura di spuntare le voci "controllo di gestione" e "statistiche FIM" prima di salvare il nuovo profilo.

L'accesso al software col nuovo profilo così creato consente di vedere attivata la scheda "Cruscotto" nel menù principale.

Le funzioni utilizzabili consentono non solo di effettuare il controllo di gestione estraendo dati utili a fini statistici (ad es. per conoscere i procedimenti sopravvenuti in un dato periodo oppure quelli definiti) ma anche di attivare degli "allarmi" in grado di segnalare l'esistenza di anomalie nei singoli fascicoli. A titolo esemplificativo, possiamo impostare degli alert che ci consentono di avere in evidenza fascicoli ove i Consulenti tecnici non hanno depositato nei termini le relazioni, oppure fascicoli ove abbiamo maturato personalmente dei ritardi nei depositi, ovvero ancora fascicoli con particolare anzianità e non ancora definiti. Sulla base di tali allarmi è consentito filtrare tutti i fascicoli presenti sul nostro ruolo ed ottenere così immediatamente la lista delle anomalie riscontrate.

Così facendo, potremo tenere sotto controllo una mole anche enorme di fascicoli senza correre il rischio di far maturare inutili ritardi.

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Questi piccoli suggerimenti pratici e basilari ai più potranno risultare già noti…… per tutti coloro che invece hanno scarsa dimestichezza con il PCT e la Consolle consiglio di sperimentarne l'applicazione con l'auspicio di far risparmiare a ciascuno anche solo una manciata di ore da poter dedicare ad attività più impegnative o anche solo di riposo rigenerativo!

Emanuele Pinto